Sespa avança na preservação de documentos físicos de seu acervo

O gerente da Divisão de Comunicação (Dicom), Erinaldo Ramos.

A Secretaria de Estado de Saúde Pública (Sespa) está iniciando o processo de digitalização dos processos físicos do órgão, etapa necessária após a adesão à plataforma do Processo Administrativo Eletrônico (PAE 4.0) do ano de 2023, que vincula a Tabela de Temporalidade de Documentos.  A iniciativa corresponde ao plano de modernização dos sistemas de gestão, sustentabilidade, acesso de informação, transparência e preservação de informações públicas do governo do Pará.

Para isso, criou a Comissão de Gestão Permanente de Documentos, composta pela presidente e gestora do PAE na Sespa, Ana Bandeira; pelo gerente da Divisão de Comunicação (Dicom), Erinaldo Ramos, por Edmarcos de Jesus, chefe do arquivo e demais membros.

Essa equipe já iniciou o monitoramento desse levantamento em três prédios provisórios de guarda de documentos da Sespa, localizados em Belém e Ananindeua. Neste município, a The Docs, empresa contratada para o serviço, já realizada a ordenação, classificação, higienização e indexação dos processos de atividade meio e lançando em um sistema específico de arquivo.

“Desde o ano passado, assumimos o desafio de fazer todas as nossas tramitações de documentos internos em formato eletrônico por meio PAE 4.0. Agora, estamos avançando neste novo objetivo seguindo as leis vigentes sobre custódia de arquivos, preservação de patrimônios públicos e de sustentabilidade com a redução do consumo de papel”, complementa Ana Bandeira.

Ocorrido ao longo do mês de maio, o monitoramento seguiu para o interior do Estado e esteve no Hospital Regional de Salinópolis e nas sedes do Quarto e Quinto Centros Regionais de Saúde, localizados em Capanema e em São Miguel do Guamá, respectivamente.

A próxima visita técnica de pesquisa da comissão vai acontecer na última semana deste mês na sede do 11º Centro Regional de Saúde, em Marabá, para que os servidores sejam capacitados quanto a operacionalização, manuseio e gestão do referido sistema PAE orientados em consonância com as diretrizes do decreto 2.176/2018 que instituiu o PAE no âmbito do Estado do Pará, bem como será efetuado o levantamento da estrutura para nova contratação de telefonia e atualização dos termos de responsabilidades.

A Sespa, através da Dicom, vem trabalhando, conscientizando e propagando campanhas internas para diminuir e zerar a produção e a guarda de documentação física nos setores da Sespa. “Sabemos que nosso esforço irá contribuir com o processo de cuidado com o meio ambiente em nosso Estado, neste momento de mudanças climáticas”, pontua Erinaldo Ramos, chefe da Divisão de Comunicação.

Nesse sentido, os servidores da Dicom lotados no protocolo estão em constante atualização e já passaram pelo curso de técnicas de arquivo e controle de documentos, realizado pela Escola de Governo do Pará (EGPA), com o instrutor e diretor do Arquivo Público do Pará, Leonardo Torii.

Ainda de acordo com as metas dos objetivos de Desenvolvimento Sustentável (ODS) do Estado, a Dicom da Sespa tem efetuado esforços para a redução de gastos com papel, substituindo por processos eletrônicos e digitalizando o acervo documental existente por empresa previamente licitada.

A orientação por esse tipo de procedimento leva em consideração a operacionalização, manuseio e gestão do sistema PAE para todos os servidores que o operacionalizam.

O PAE é uma plataforma on-line desenvolvida pela Empresa de Tecnologia da Informação e Comunicação do Estado do Pará (Prodepa) em parceriaconjunto com a Secretaria de Estado de Planejamento e Administração (Seplad). O serviço substitui processos físicos por eletrônicos e traz agilidade à administração pública em um ambiente digital integrado.

Mais informações sobre a Dicom/Sespa: (091) 4006-4399/ 4395. E-mail: dicom.sespa@yahoo.com.br